چگونه جلسات کاری کارآمدتری داشته باشیم؟

سه موضوعی که باید در جلسات کاری به آن‌ها توجه بسیار کرد این است که جلسات باید …. 

در ادامه مطلب همراه با ارشاکو باشید ….

۱ – جلسات را اثر بخش کنیم 

تمام جلسات باید دارای دستورالعمل خاصی بوده که موضوعات مورد بحث در جلسه را دقیقا مشخص کند.

مدیرعامل شرکت Brivo Steve Van Till راکت‌های پینگ پونگ “تکرار مکررات ممنوع” را در اختیار کارمندان گذاشته است تا بتوانند زمانیکه در حین جلسه فردی ایده یا عقیده‌ای را بیان می‌کند که پیش از این راجع به آن صحبت شده و یا با موضوع جلسه نامرتبط است، از آن استفاده کنند. بجای اینکه با گفتن “قبلا در این مورد صحبت کرده‌ایم، اما اگر سوالی دارید که…” سبب اتلاف وقت گردند، با بالا بردن راکت از این اتلاف وقت جلوگیری کنند و فرد مورد نظر می‌داند باید صحبتش را به مکالمه‌ی خصوصی با مدیر موکول کند.

شرکت دیگری سیاستی ترتیب داده که کارمندان را وادار می‌کند درصورتیکه تلفن همراهشان در حین جلسه زنگ خورده و مزاحمت ایجاد کند، مبلغی را به خیریه‌ی شرکت اهدا کنند. این قوانین بسیار بیشتر از قوانین خشک شرکت کارساز بوده است و روحیه کارکنان را نیز حفظ می‌کند.

 

۲ –  جلساتمان را به یاد ماندنی کنیم .

هرجلسه‌ی کاری باید به نوبه‌ی خود منحصربه‌فرد بوده و ارزش به خاطر سپردن داشته باشد. جلسات را در ساعات غیرعادی و عجیب مثلا ۹:۱۷ بجای ۹:۱۵ یا ۹:۳۰ برگزار کنید.

مدیر ارتباطات شرکت تاینی پالس می‌گوید برنامه‌ریزی مداومِ جلسات در ساعت ۸:۴۸ تاخیر ورود کارمندان شرکت به جلسه را کاهش داده است. چنین تغییر کوچکی آنها را صبح روزِ جلسه، پرانرژی و آماده می‌کند و دراینصورت هیچکس کند عمل نخواهد کرد.

برای شروع، یخ جلسه را بشکنید، البته با مطالبی که به موضوع جلسه مرتبط باشد. به اعضا زمان بدهید تا افکار و ایده‌هایشان را عنوان کنند و از اینکه درمورد گفتگویی که دقایقی پیش با همکار خود داشتند صحبت کنند، هراسی نداشته باشند.

 

۳ – جلسات کوتاهی داشته باشیم .

همه افراد جلسات کوتاه را بیشتر دوست دارند. اگر از زمان بدرستی استفاده شود تمامی جلسات می‌توانند کوتاه برگزار شوند. با اینکه کارمندان باید برای بی‌توجهی و به موقع نبودن خود پاسخگو باشند، اما کسی که جلسه را برگزار کرده موظف است از مهارت‌های مدیریت زمان آگاهی داشته باشد تا اثربخشی را حفظ کند.

داشتن یک دستورجلسه‌ی واضح و دقیق اولین قدم در برگزاری جلسات کوتاه و موفق است. بسیاری از شرکت‌ها از تایمرهای ۳۰ دقیقه‌ای استفاده می‌کنند، چرا که می‌دانند انسان‌ها بطور ذاتی به مدت ۳۰-۲۵ دقیقه می‌توانند روی مسئله‌ای تمرکز کنند، و هرچیزی بعد از این ساعت مطرح شود از یک گوش شنیده شده و از گوش دیگر بیرون می‌رود.

همچنین می‌توانید مجازات‌هایی را برای افرادی که باعث طولانی شدن جلسه می‌شوند، درنظر بگیرید. از این طریق هم شرکت‌کنندگان و هم سرپرست جلسه به محدودیت زمان جلسه پایبند خواهند بود.